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【内审案例】托幼,内审还孩子一片蓝天

中国内部审计协会2019-01-10 15:29:53


  某某油田有限责任公司下属某事业部托幼管理中心(简称托幼中心)经营收入和员工人数比较少,但其下设10个总园、69个幼儿园,承担着分布全油田各居民区近8000名学龄前幼儿保育教育的重要社会职责,直接关系到千家万户职工的民生。基于此,公司审计组根据“双动”覆盖(只要有资金流动、有经营活动的地方都要审计)要求对其开展了财务收支审计。


扎实做好审前准备,明确目标,突出重点






1. 多角度审前调查,初步确定审计思路


  首先,调查以往审计线索。通过某事业部相关管理部门了解到,托幼中心近几年由于单位较小,没有接受过比较系统的检查,因而没有可以借鉴参考的相关资料。

  其次,了解该单位负责人存在哪些管理不足。通过网页及电话访谈等方式了解到,该单位负责人多年一直从事教育教学相关工作,存在重教学轻管理的倾向。

  最后,确定审计方案。根据上述有限信息,审计组决定从内部控制入手快速了解托幼中心管理现状,从控制缺陷中确定审计重点。


2评估内部控制现状,找出薄弱环节


  通过搜集相关制度资料和对内部控制测试分析发现,托幼中心物资管理、财务管理及食堂管理等方面制度不完善,内部控制存在诸多缺陷。

  一是组织架构设计不合理。机关及下属总园和各基层幼儿园的玩教具物资、人力资源、资产及后勤等管理存在一人多岗情况,部分岗位职能划分不清、岗位之间缺少相互牵制;

  二是涉及的现金业务流转频度高、环节多,货币资金及财务核算管理等存在控制漏洞。比如,收缴幼儿学费、伙食费等每年现金流转额度近千万元,现金由机关出纳及下属各园区近80个核算员经办,分别以个人银行卡形式流转,缺少财务部门过程监督,具有较高的资金管理风险;

  三是审核监督不严,核算管理存在漏洞。该中心食堂财务账簿以前年度一直由原会计刘某进行手工核算,从2012年初才开始通过计算机财务管理信息系统单机版核算,但审核监督不严,核算管理存在漏洞。


3细致剖析,明确审计重点


  审计组结合调查评估情况进行剖析讨论:该中心管辖区域和业务地点较分散,流转资金额度大,内部控制较薄弱。因而,初步判断其资金管理风险明显偏高。

  据此,审计组确定以与资金控制风险关联度较高的管理业务为审计重点,做到项目实施有的放矢,事半功倍。

  ★  具体审查中心机关和各园的费用报销、收退费过程及物资供应商结算等资金流转环节;

  ★  审查物资管理各环节,重点关注玩教具物资采购、库存验收保管的合规性以及领用消耗的真实性;

  ★  审查幼儿园食堂管理情况,关注幼儿伙食安全、食品采购渠道、采购过程管理及食堂核算等方面;

  ★  审查涉及幼儿人身安全的房屋资产及其它经济业务等情况。


发现疑点,一追到底,挖出会计贪污案





不忽视、不放松,细微之处现疑点



  审计过程中,有两项业务引起审计人员注意,一笔报销金额为1.2万元的培训费报销凭证,附件金额与入账凭证金额正好相差1万元;还有两笔同一金额的类似培训费报销凭证,入账时间相隔几个月。

   针对上述细小发现,审计人员立刻询问原会计刘某,当时她态度坚决,保证账务没有问题,同时也表现出有些为难的样子,说出报销凭证与附件不符情况的原因是领导交办先做账后补报销票据;对于报销额度相同的两笔凭证,她则表示属于巧合。

  刘某的解释,表面上似乎说得过去,但审计人员凭着高度职业敏感性,没有轻信其一面之辞,随即要求她通知相关报销人员提供所用银行卡的对账明细。刘某当时没有推托,但之后几天却以家里有事为由没有上班,审计人员立刻感到这其中可能存在舞弊。


快速理清审计线索,舞弊案件初露端倪



  针对发现的舞弊迹象,审计组第一时间将有关情况向公司审计部领导汇报,得到的指示是,要抓住这一线索,速战速决,快速查清真相,得出准确结论。为此,审计组紧急采取以下措施开展详细审计。

  ★  扩大审计范围

  彻查原会计刘某近两年经手处理的培训费和差旅费等报销凭证,通过细致审查这些业务的报销审批手续、报销金额及原始票据等资料,最终发现刘某经手处理的几十笔大额报销凭证存在诸多疑点。

  主要是:多笔会计凭证金额与附件不符;有的报销审批单存在涂改;有的业务存在重复报销的嫌疑;甚至有的凭证以“调整凭证”名义直接做账支付个人网银资金。

  根据审计查证情况,审计组及时将上述疑点凭证进行归类,将每笔凭证报销金额、差异或疑点金额、实际报销人以及入账的银行卡归属人等信息进行分类汇总,为下一步深入核查提供了清晰可靠的审查依据。

  ★  多方访谈,外围直接取证,理清审计线索

  根据上述分类汇总的疑点清单,审计组兵分几路,逐人逐项进行排查。

   访谈该中心原主任,她不认可原会计刘某对于报销中存在问题的解释;

  ☆ 访谈疑点凭证所涉及的报销经办人,发现多数报销所用的银行卡由刘某私自保管,密码由她一人掌握,因报销款以现金方式领取并无需签字,有的经办人甚至不知道自己有这张卡,至于凭证报销金额与票据金额存在差额问题更不知晓;

  ☆ 访谈会计主管和出纳,了解到会计主管平时忽视凭证审核,对于凭证差异等情况竟不知情,而年轻的出纳则认为刘某平时为人热心,经常帮她办理业务,而必要的凭证审核职责并没有认真执行。


严查细挖,紧盯不放揭真相


  经过大量访谈和深查细究,审计疑点逐渐理清,真相浮出水面:

  刘某利用本单位培训费、差旅费等资金报销审查不严、领款人无需签字及网银卡管理制度不健全的控制漏洞,在一年多时间里,通过重复做账、虚假调账、涂改报销金额等方式,编造虚假凭证,并将多数款项打入手中私自保管的其他人员银行卡中,套取现金,涉嫌贪污50余万元。

  此外,在其任该中心食堂会计时,以虚挂备用金方式挪用幼儿伙食资金57.80万元。


监审结合再落实,涉案人员终获刑


  针对上述舞弊行为,公司审计部领导高度重视,及时向公司主管领导上报审计发现的重大疑点情况,并立刻得到严肃查处的重要批示。

  随后,公司纪委监察部介入,根据审计组移交的全部疑点凭证和相关查证材料进一步落实。

  在确凿的证据面前,刘某承认了其贪污现金55.72万元的犯罪事实,并主动归还了贪污的款项,挪用的公款也陆续归还入账,没有造成经济损失。

  因涉嫌经济犯罪,纪委监察部门根据公司领导要求和有关规定将此案件移交检察院进行处理,因刘某及时退还贪污款,认罪态度较好,最终被法院酌情减判五年有期徒刑。


延伸审计,全面排查风险点,揭示深层次管理问题



审计结果及成效




追责查处、震慑警示、规范管理


  对审计发现的舞弊案件,公司审计部领导和管理层始终态度鲜明,坚决支持,为审计工作顺利开展提供了强有力的保障。在案件移交后,公司内部就此案进行深入追责,给予该单位负责人及相关责任人严肃处理。

  这次审计在公司干部职工中引起了强烈反响,同时也有力促进了公司进一步强化企业经营管理。

  还在审计组现场审计时,托幼中心会计人员涉嫌舞弊问题就引起了公司管理层的高度重视:

  ★  由财务部向所属各单位紧急下发了《关于进一步加强货币资金支付管理的通知》,专门对现金及报销银行卡的使用管理、资金付款业务稽核管理及财务岗位人员管理等进行了具体要求,并组织开展了相关专项检查;

  ★  安排了“会计人员与法”的专题讲座,对全体财务人员提出警示,以加强财务人员遵法、守法等法制教育。


提好建议、纠错堵漏、成效显著


  一方面,从源头抓起,对网银卡管理情况进行彻底清查,并及时修订和完善包括公章管理在内的相关管理制度和审批办法,堵塞资金管理漏洞;

  另一方面,对于具体问题分部门、分单位落实整改责任,不但收回账外资金余款,还着重采取措施解决玩教具物资采购价格偏高等问题,挽回经济损失100余万元,并对关键岗位人员进行了调整,审计真正起到了“严审、真帮、促改、追责”的作用,审计成效十分显著。


思考和启示



  ★  慎细致以及秉持职业怀疑态度是发现舞弊行为的关键。要以对企业负责、对职工负责的高度使命感和责任感,严细认真,全面取证。

  ★  了解掌握被审计单位业务是提高审计成效的坚实基础。要不断充实各领域知识,提高个人综合素质,从而促进审计事业发展。

  ★  审计人员一身正气、坚持原则是有效履职的根本。要顶住压力,不为利益和诱惑所动,严守审计人员的职业操守和原则,秉公执纪,高标准严要求,有效履行审计监督职责和使命。

(中国石油天然气集团大庆油田公司  丁萍

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