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如何对医院合同管理内部控制进行审计

中培财审通2018-12-10 16:19:51

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  • 作者|胡宜耀(遵义市妇幼保健院)

  • 经原作者授权刊登,转载须在文首醒目注明作者和来源


摘要

近年来随着医疗业务的发展,公立医院合同管理越来越重要,需加强合同管理特别是合同管理五大阶段内部控制审计,防范经济和法律风险,避免发生经济纠纷,维护医院的合法利益。


【关键词】医院  合同  内部控制  阶段  审计


随着医疗业务的发展,医院合同管理越来越重要,但由于医疗行业的特殊性,在合同管理过程中普遍都存在一些问题,内部控制也存在缺陷和潜在的风险。因此需加强医院合同管理内部控制审计,防范经济和法律风险,避免发生经济纠纷,维护医院的合法权益。


首先我们可以按《行政事业单位内部控制规范(试行)》关于合同的相关规定制定出对合同管理内部控制的总体审计要求:


1、建立合同授权分级管理制度

2、实行归口部门管理

3、对合同部门明确职责和分工

4、建立责任追究及考评制度


其次根据合同签订前的准备、合同的签署、履行、纠纷及合同履行后的管理等五个阶段进行内部控制审计,找出每个环节的风险点,提出审计意见。


第一阶段:合同签订前的准备

审计的内容主要为合同策划立项、合同对象调查、对合同对象的选定等,重点审计合同策划立项标的与医院的目标是否一致。是否故意规避合同管理的相关规定,如将需要招标管理或不在本层级审批权限内的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。在确定合同主体时是否认真审查合同主体对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件,在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。



第二阶段:合同的签署阶段

审计的内容为合同谈判、文本条款的确定和合同审核会签及最后签署等。


根据单位合同管理制度,查看单位是否合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。是否对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。


合同谈判要重点审计医院是否组建素质结构合理的谈判团队,对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,是否组织法律、技术、经济等工作人员参与谈判,是否在必要时聘请了外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,是否予以记录并妥善保管,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。重点审查合同标的、产品或服务的数量及质量或技术标准、价款或酬金的确定方式与支付方式、履约期限和地点及方式、违约责任的主要类型及其承担方式、争议的解决方法和地点等涉及合同内容和条款的核心部分和关键细节。从而看是否忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步,导致医院权益受损。


医院对外发生经济行为,除即时结清方式外,都应当订立书面合同。在合同文本制定审计中要重点关注以下内容:


(1)是否选择不恰当的合同形式,如应以书面形式签署的以其他形式代替,应以正式合同签署的以简易合同代替。


(2)严格审核合同需求与国家法律法规政策、医院发展目标的关系,考察合同是否以预算、项目立项等为依据进行制定。关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合医院的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。


(3)合同文本中对涉及权利义务关系的条款是否认真审查,并根据实际情况进行适当修改,合同内容和条款是否存在不合理、不完整、或存在重大疏漏和欺诈等情况,从而导致医院合法利益受到损害。


(4)是否有意拆分合同规避合同管理规定,是否通过统一归口管理和授权审批制度,严格执行合同会签制度,各个合同审核部门各司其职,严格进行合同审核,保证合同内容和条款的完整准确,防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。


在合同签署上重点审计是否有超越权限签订合同及手续不全导致合同无效的行为;是否使用纸质合同书并在合同各页码之间加盖骑缝章等方法防止已签署的合同内容被篡改,对外正式订立的合同是否由医院法定代表人或由其授权的代理人签名并加盖有关印章;授权签署合同的,是否签署授权委托书;是否对只有按合同编号、完成正常审批及签署流程的合同文本才能加盖合同印章,并对印章的使用记录登记成册。



第三阶段:合同履行阶段

包括合同的执行、变更、转让、解除、结算等内容。


审计应关注对合同履行情况是否实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,是否及时采取应对措施。单位是否建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。与单位经济活动相关的合同是否提交给财会部门作为账务处理的依据。财务部门是否认真审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,对到期欠款依据合同约定及时催收。对未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门是否拒绝付款,并及时向上级报告。是否疏于管理,未能及时催收到期合同款项;在没有合同依据的情况下盲目付款。



第四阶段:合同纠纷管理阶段

合同纠纷管理包括响应机制、处理方案的选择和执行。


重点审计医院是否重视对合同纠纷的管理,从而建立合同纠纷协调机制,明确规定合同纠纷的处置办法,明确各类人员在合同纠纷处置中的责任和义务。合同发生纠纷的,单位是否在规定时效内与对方协商谈判。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。合同纠纷协商一致的,双方是否签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员是否向单位有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。



第五阶段:合同履行后管理阶段

合同履行后管理包括合同档案管理和履行后的评估机制等内容。


对合同档案管理重点审计是否对合同分类进行统一规定,建立连续编号登记模式,定期对合同编号进行检查,及时发现合同遗失和空号情况。


是否规范合同管理人员职责,明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求,对合同保管情况实施定期和不定期的检查。合同保管人员对已登记的合同信息有保密义务,未经批准不得向任何人泄露合同内容,特别是涉及商业机密的信息。合同履行后是否对合同履约情况的总体评价


是否健全考核与责任追究制度,对已完成的合同、签署的年度合同进行评估,在合同订立、履行过程中出现的违法违规行为、非客观原因造成的经济损失追究单元或人员责任。



结束语

随着公立医院改革的不断深入,合同管理已成为医院管理的一个重要方面,公立医院应严格遵守《合同法》等相关法律法规,同时根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》的要求和规定建立和完善合同管理内部控制体系,从而实现公立医院合同管理的规范化、专业化。



参考文献:财政部财会(〔2012〕21号)《行政事业单位内部控制规范(试行)》


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