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嘉善县物业专项维修资金使用操作流程

嘉善御景湾花园2019-04-03 12:05:48

为规范我县物业专项维修资金的申请使用,根据《浙江省物业专项维修资金管理办法》及《嘉善县物业专项维修资金管理实施细则》的有关规定,结合我县实际,特制定嘉善县物业专项维修资金使用操作流程。

一、物业专项维修资金使用一般操作流程

(一)年初计划备案。实施物业管理的小区,物业服务企业应在每年度3月底前提出当年度共有部位、共有设施维修更新和专项维修资金使用计划,经业委会(未成立业委会的由社区居委会)同意后,报县住建局物业办备案;未实施物业管理的小区,由业委会或社区居委会提出当年度共有部位、共有设施维修更新及专项维修资金使用计划,报县住建局物业办备案。

(二)出具委托书(详见附件三)。小区业委会或社区出具委托物业服务企业申请使用维修资金的的书面文件。由业委会或社区直接提出申请的,可不出具委托书。

(三)编制具体维修项目方案。实施物业管理的小区由物业服务企业编制具体维修项目方案,包括维修项目内容、资金预算、实施计划方案等;未实施物业管理的小区由业委会或社区居委会编制具体维修项目方案。

(四)征求意见公告(详见附件四)。小区业委会(或社区居委会)将具体维修项目方案在小区内公告,同时公告征询意见的方式(包括上门书面征求、电话咨询或召开业主大会集体讨论等其他方式)、征询时间安排、地点,公告期限为7天。公告期结束后将公告相关证明材料(如上墙公告照片或其他证明材料)存档。

(五)征求相关业主意见。

1.采用书面形式征求意见的,明确告知业主维修项目、使用金额、是否使用本金及补交要求,并将征求意见情况如实填写在《小区物业专项维修资金使用征询意见表》(详见附件五)上,由业主签字确认;

2.采用电话征询意见形式的,要求两人及以上,电话征询意见后在《小区物业专项维修资金使用征询意见表(电话)》(详见附件六)上记录电话沟通内容(包括维修项目、使用金额、业主意见等),并有旁人签字证明;

3.采用业主大会或集体讨论形式的,形成会议纪要并经业委会或社区居委会盖章确认;

4.采用其他形式应确保征求意见形式的合法性。

(六)征求意见汇总。业委会或社区居委会核对和汇总征求意见情况,填写《物业专项维修资金征询意见汇总表(按户)》(详见附件七)、《物业专项维修资金征询意见汇总表(按面积)》(详见附件八),并在汇总表上签字盖章。

(七)征求意见结果公示。业委会或社区居委会应将征求意见情况在小区内公示,公示期7天,公示材料包括:

1.征求意见结果公示表(详见附件九);

2.维修计划方案及预算书;

3. 《物业专项维修资金使用征求业主意见汇总表(按户)》、《物业专项维修资金使用征求业主意见汇总表(按面积)》。

公示时将公示上墙资料拍照归档。

(八)维修资金使用申请。公示后,物业服务企业(业委会或社区居委会)向县住建局物业办提出维修资金使用申请,并提供以下材料:

1.委托书(委托物业服务企业申领物业专项维修资金的);

2.物业专项维修资金申请书(详见附件十);

3.征求意见的公告;

4.维修计划方案及预算书;

5.《物业专项维修资金使用征求业主意见汇总表(按户)》、《物业专项维修资金使用征求业主意见汇总表(按面积)》;

6. 征求意见结果公示无异议的证明(详见附件十一);

7.上墙公示内容的图片资料、维修前图片资料。

如单项维修工程超过10万元的,业委会或社区应通过招投标流程确定施工单位,有条件的可以公开招标。

(九)核准。县住建局物业办根据维修计划方案及预算书中所列的明细及其他资料对专项维修资金使用进行审核,审核时间10天。

(十)结算。工程竣工验收后,物业服务企业(业委会或社区)向县住建局物业办提出资金结算申请,并提供以下材料:

1.施工协议;

2.物业企业(业委会或社区)与施工方往来完税发票复印件;

3.物业维修项目工程竣工验收纪要(详见附件十二),每个项目一份纪要;

4.审计报告,一万元以上的单个维修项目必须出具审计报告;

5.维修项目进行招投标的,需提供相应招标结果确认文件;

6.审计报告上墙公示、维修现场、维修后(维修不明显的提供更换零部件)等图片资料。

如决算价(以审计结果为准)超过预算10%,超过部分再次征求相关业主意见,同意率需要达到相应要求。

(十一)公布。每年年末在小区内公布实施项目的资金使用情况。

二、紧急维修项目操作程序

发生涉及房屋安全、停水、停电、电梯停运等紧急情况,需要立即对房屋共有部分、共有设施设备进行维修和更新的,由业委会或社区居委会提出应急维修资金申请,或委托物业服务企业提出申请,填写《物业专项维修资金申请书》,并提供相关专业单位出具的检测报告或街道(社区)核实证明材料(详见附件十三)。物业服务企业应在小区内张贴应急维修公告(详见附件十四)告知业主并及时维修。应急维修、更新后30日内,物业服务企业、业委会或社区应当持相关资料到主管部门备案,县住建局物业办按实际审计价(1万元以下的按完税发票)结算。


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