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内部控制中采购与付款循环工作底稿(一)【审计实务】

审计说2019-01-15 13:58:29

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手把手教你做审计,审计实务持续连载!这是连载的第二十一篇。

审计说

目录


(一)了解内部控制汇总表 3221


(二)了解内部控制设计——控制流程 3222


(三)评价内部控制设计——控制目标及控制活动 3223


(四)确定控制是否得到执行(穿行测试)3224


(五)控制执行情况的评价结果 3225



(一)了解内部控制汇总表3221




1、受本循环影响的主要相关交易和账户余额


应付账款、管理费用、销售费用、预付账款、应付票据


2、主要业务活动



3、了解交易流程


根据对交易流程的了解,记录如下:

(1)是否委托其他服务机构执行主要业务活动?如果被审计单位使用其他服务机构,将对审计计划生产哪些影响

未委托其他服务机构执行主要业务活动

(2)是否制定了相关的政策和程序以保持适当的职责分工?这些政策和程序是否合理

采购计划制定、授权审批、执行以及付款审批、执行均由不同的部门和不同的人员负责,程序合理。具体参见底稿3222

(3)自前次审计后,被审计单位的业务流程和控制活动是否发生重大变化?如果已发生变化,将对审计计划产生哪些影响?

自前次审计后,A公司的业务流程和控制活动没有发生重大变化。

(4)是否识别出本期交易过程中发生的控制偏差?如果已识别出控制偏差,产生偏差的原因是什么,将对审计计划产生哪些影响

未发现控制偏差

(5)是否识别出非常规交易或重大事项?如果已识别出非常规交易或重大事项,将对审计计划产生哪些影响

未发现非常规交易或重大事项

(注:此处应记录在了解内部控制的过程中识别出的非常规交易和重大事项,以及对审计计划的影响)

未发现其他风险

4、信息系统


(1)应用软件

(2)初次安装后对信息系统进行的任何重大修改、开发与维护

(3)拟于将来实施的重大修改、开发与维护计划

(4)本年度对信息系统进行的重大修改、开发与维护及其影响

因A公司2017年开始执行新的企业会计准则,所以于本年年初聘请软件公司对其用友财务软件系统按照新准则会计科目设置等规定进行了修改、维护。


5、初步结论


控制设计合理,并得到执行。


6、沟通事项


是否需要就已识别出的内部控制设计或执行方面的重大缺陷与适当层次的管理层或治理层进行沟通?

1、A公司生产车间发生的固定资产修理费用等后续支出,应当于发生时列入当期损益记入管理费用科目进行账务核算。

2、A公司规定应由出纳员以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单,编制银行存款余额调节表,并提交给财务部长WL复核,财务部长WL在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。我们随机抽取A公司2017年4月银行存款余额调节表进行检查,发现该调节表由出纳员编制,财务部长WL已复核调节表并签字确认。

上述事项已在执行中得到纠正,但拟分别与财务部长和总会计师进行沟通,以增加A公司内部控制运行的有效性。


(二)了解内部控制设计——控制流程3222



A公司是一家生产和销售石油化工产品的大型制造企业。其现行的采购政策和程序已经董会批准,如果需对该项政策和程序作出任何修改,均应经董事会批准后方能执行。本年度该项政策和程序没有发生变化

A公司生产所需的原料为原油,全年采购量由中XX确定(中XX通过下发各季度原油采购计划的方式实行控制),各月购买量由经营部原油处通过价格变动分析和需求量等确定。购买的原油中约85%从国外采购,与国外供应商以签订长期采购合同为主,个别品种的原油在采购时单独签订合同。

A公司采用用友财务系统处理采购与付款交易,自动生成记账凭证和供应商清单,并过至应付账款明细账和总账。

采购与付款业务涉及的主要人员如下:

我们采用询问、观察和检查等方法,了解并记录了A公司采购与付款循环的主要控制流程,并已与经营部原油处主任TD、财务部财务管理处主任JYZ等确认下列所述内容。


1、有关职责分工的政策和程序


A公司建立了下列职责分工政策和程序:不相容职务相分离,主要包括采购计划制定、授权审批、执行以及付款审批、执行均由不同的部门和不同的人员负责,职务分离。具体如下:

1.1 原油采购业务:各月由经营部计划处制定原油采购计划,经经营部部长、总会计师、公司主管领导审批后,由经营部原油处采购。

1.2 其他物资采购业务所有的采购均由采购部门负责,包括生产所需材料、维修、技改技措工程、基建工程所需材料或部件、领用固定资产及日常用品等。对金额在人民币10万元以下的请购单由采购部部长负责审批,财务部长签字加盖财务合同章后生效;金额在人民币10万元人民币100万元的请购单由主管副总经理负责审批。

1.3 财务部负责将收到的经相关部门确认的采购发票核对无误后进行如下工作:应付账款的记录;应付款项的支付;编制应付账款账龄分析报告等。

各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责,同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程

从以上A公司职责分工政策可以看出:A公司在采购与付款业务活动方面建立了与此业务相关的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,建立了有效的内部控制。


2、主要业务活动介绍


(1)各月购买量由经营部原油处通过价格变动分析和需求量等确定(中X X通过下发各季度原油采购计划的方式实行控制)。购买的原油中约85%从国外采购,与国外供应商签订长期采购合同,个别品种的原油在采购时单独签订合同。

(2)购买原料油甲醇的控制程序同原油。

(3)A公司需要购买的除原油、甲醇以外的其他物资均由采购部负责包括生产所需的材料、基建、技改技措、维修所需的材料以及日常用品等。各使用部门的请购单或维修(技改技措)计划单经审批后,供应部根据需要进行采购或直接提供。供应商的选择主要是常年供应商,同时建立供应商档案管理制度,将供应商分为合格供方和非合格供方,定期考核。财务根据付款联系单、发票等相关凭证予以入账。

(4)费用主要包括维修费用(分为日常维修和大修理)和进出口代理费,还包括销售费用和管理费用。维修费:每年在预算中对下一年的维修费进行预算,并制定详细的维修计划,三年一大修。由设备部对各个项目建立计划单并组织实施,建设单位完工后,编制验收证明,经车间验收、质监部门签字后,到财务部预算处办理结算手续,经财务部长、总会计师审批,财务根据结算单、竣工验收单、发票等相关凭证予以入账,并支付费用。

(5)在建工程包括技改技措和基建工程(即“十五”二期项目)。技改技措:100万元以上的项目由发展部负责审批立项,100万以下的项目由技术部负责审批立项,其余核算程序同维修费。基建工程,即“十五”二期项目,由于项目比较复杂,A公司单独设立了“十五”二期EPC项目管理团队,对之进行管理运作。该项目共包括四个装置、一个公用工程和一个电力系统。采用总承包方式,将每个装置采用总承包的方式承包出去,同时委托监理公司进行监理,A公司对建造过程进行管理、协调,同时,从每个涉及的部门中抽调出员工成立相关的管理组,如工艺设备小组、材料小组、设计管理小组等,从事相关的业务。


具体操作流程同维修费:


1)采购

1.1 原料采购:各月由经营部计划处制定原油采购计划,经经营部部长、总会计师、公司主管领导审批后,由经营部原油处采购。

1.1.1 进口原油由代理商丙公司、代理商丁公司代理。采购合同由三方共同签字:销售方、代理方和购买方。供货方按照合同规定将装船原油发出时,编制提单,入库的原油经出入境检验检疫局认定其数量及质量,出具入境货物检验检疫证明。

1.1.2 国内原油主要海洋原油,与XX石油公司直接签订合同。其余控制程序与进口原油相同。

1.1.3 原料油甲醇:平均每月采购一船,与XX国际贸易有限公司签订合同,购买的数量直接按照出入境检验检疫局认定的数量入账,单价在合同中也已经确定。

1.2 材料采购:除上述3项原料外,所有的采购均由采购部门负责,包括生产所需材料、维修、技改技措工程、基建工程所需材料或部件、零用固定资产及日常用品等。

采购部门收到请购单后,对金额在人民币10万元以下的请购单由采购部部长负责审批,并签字、财务部长签字加盖财务合同章后生效。金额在人民币10万元至人民币100万元的请购单由主管理副总经理负责审批,并签字,公司总会计师签字加盖合同章后生效。金额超过人民币100万元的请购单需总经理审批,并签字,公司总会计师签字加盖合同章生效。

1.3 记录与核对:根据经恰当审批的请购单,采购信息管理员LL将有关信息输入物资管理信息系统,系统将自动生成连续编号的采购订单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周,采购信息管理员LL核对本周内生成的采购订单,将请购单和采购订单存档管理,对任何不连续编号的情况将进行检查。

采购员根据系统显示的“待处理”采购订单信息,安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。

每周,财务部门应付账款记账员LH(进口原油)、应付账款记账员XYY(国内物资采购)汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对,编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符,应付账款记账员LH、应付账款记账员XYY即在采购信息报告上签字。如有不符,应付账款记账员LH、XYY将通知采购信息管理员LL,与其共同调查该事项。应付账款记账员LH、应付账款记账员XYY还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。

1.4 费用支出:需发生销售(管理)费用支出的部门填写费用申请单,其部门经理可以审批金额人民币10万元以下的费用。金额在人民币10万元至人民币100万元的费用由总经理YGB负责审批。金额在人民币100万元以上的费用则需得到董事会的批准。


2)记录应付账款

2.1 材料采购:收到采购发票后,由采购该物资的部门经理签字确认并交至财务人员。应付账款记账员LH(进口原油)、应付账款记账员XYY(国际物资采购)将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。如所有单据核对一致,应付账款记账员LH、XYY在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统,此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。如发现任何差异,应付账款记账员LH、XYY将立即通知经营部计划处主任TD、原油处主任QWC或发生费用支出部门的经理,经实施进一步调查。如果经营部计划处主任TD、原油处主任QWC或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释,需在发票上签字并注明原因,特别批准授权应付账款记账员LH、XYY将该发票输入系统。

每月终了,如果采购的材料已经运达A公司,供应商已提供采购发票,但材料尚未经验收入库,则应付账款记账员LH、XYY将采购发票单独存放,待下一月份收到验收单时再按上述流程输入系统。

2.2 费用支出发生销售(管理)费用的部门收到费用发票后,由其部门经理签字确认并交至应付账款记账员XYY

应付账款记账员XYY对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核对,核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批,金额是否相符等。如所有单据核对一致,应付账款记账员XYY在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统,此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。

每月终了,对已经发生尚未收到费用发票的支出,A公司每月按照进口原油的入库量计提进口原油代理费,按照出口原油的销售量计提出口代理费,进、出口均为提单量。经财务部长或总会计师签字后进行账务处理。

2.3 核对及差异处理:收到采购发票后,由采购该物资部门经理签字确认并交至财务人员。应付账款记账员LH(进口原油)、应付账款记账员XYY(国内物资采购)将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。如所有单据核对一致,应付账款记账员LH、XYY在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统,此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。如发现任何差异,应付账款记账员LH、XYY将立即通知经营部计划处主任TD、原油处主任QWC或发生费用支出部门的经理,以实施进一步调查。如果经营部计划处主任TD、原油处主任QWC或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释,需在发票上签字并注明原因,特别批准授权应付账款记账员LH、XYY将该发票输入系统。

每月末,应付账款主管HH编制应付账款账龄分析报告,其内容还包括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。如有差异,应付账款主管HH将立即进行调查,如调查结果表明需调整账务记录,应付账款主管HH将编制应付账款调节表和调整建议,连同应付账款账龄分析报告一并交至企业会计处主任SM复核,经财务部长WL批准后方可进行账务处理。


3)付款

3.1 原油甲醇:经营部的经办人编制原油采购付款联系单,经原油部主任、经营部部长、财务部长、总会计师审批后交送财务部,财务人员根据合同、发票、付款通知单付款(进口原油还需要提单、进口许可证、报关单)。

3.2 进口代理费代理方向经营部提出付款申请,经营部与财务部核对应付代理费金额,无误后代理方开具发票,经营部出具付款联系单,经经办人、经营部主任、经营部部长、财务部长、总会计师签字后办理付款,进行账务处理,登记台账。

3.3 出口代理费:根据代理方开具的代理费发票及经营部的付款联系表,经与出口收汇台账核对无误后,定期与代理商丙公司、代理商丁公司结算。

3.4 维修费、技改技措、基建工程:财务部长、总会计师审批结算单后,财务根据结算单、竣工验收单、发票等相关凭证予以入账,并直接支付费用。

在完成对付款凭证及相关单证的复核后,企业会计处主任SM在付款凭证上签字,作为复核证据,并在所有单证上加盖“核销”印戳。

出纳员根据经复核无误的付款凭证办理付款,并及时登记库存现金和银行存款日记账

每月末,由企业会计处主任SM指定出纳员以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单,编制银行存款余额调节表,并提交给财务部长WL复核,财务部长WL在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。


4)维护供应商档案

如需要对系统内的供应商信息做出修改,采购员填写更改申请表,经过经营部计划处及原油处审批后,由信息管理员LY负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。

每月末,采购信息管理员LL编制月度供应商信息更改报告,随同更改申请表的编号记录交由财务部长WL复核。

财务部长WL核对月度供应商更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确,在月度供应商信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。如发现任何异常情况,将进一步调查处理。

每半年,经营部计划处及原油处复核供应商档案。


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往期精彩回顾



1、内部控制中销售与收款循环工作底稿(一)【审计实务】

2、内部控制中销售与收款循环工作底稿(二)【审计实务】

3、从整体层面了解和评价内控工作底稿【审计实务】

4、在业务流程层面了解和评价被审计单位内部控制工作底稿【审计实务】


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