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内控测试指南——合同管理

玄阳管理咨询2018-12-05 13:14:52


一、测试依据

《中华人民共和国合同法》(中华人民共和国主席令九届第15号)

公司相关制度、内控手册等

二、测试步骤

公司层面侧重关注设计的有效性。


业务层面侧重关注执行有效性。

合同管理流程:


(一)合同起草:

步骤一:获取合同台账,并获取部分合同文本,检查合同文本中的条款是否完整,是否包含标的金额、履行期限、结算方式、甲乙方权利及义务、争议解决方式等必要条款,检查合同关键条款是否前后矛盾。(合同文本不完整)

步骤二:《中华人民共和国合同法》第二百一十四条规定:租赁期限不得超过二十年。超过二十年的,超过部分无效。租赁期间届满,当事人可以续订租赁合同,但约定的租赁期限自续订之日起不得超过二十年。获取租赁合同,查看合同文本中的履行期限是否在二十年以内。(合同条款不合规)

步骤三:《建设工程价款结算暂行办法》(财建2004369号)第十二条工程预付款结算应符合下列规定:(一)包工包料工程的预付款按合同约定拨付,原则上预付比例不低于合同金额的百分之十,不高于合同金额的百分之三十。检查包工包料的工程合同是否符合该要求。(预付款比例过高)

步骤四:《中华人民共和国担保法》(中华人民共和国主席令第五十号) 第九十一条定金的数额由当事人约定,但不得超过主合同标的额的百分之二十。检查担保合同(协议)中定金金额是否符合该要求。(定金比例过高)

步骤五:检查违约条款设计是否合理。


如案例所示第四条明显为对甲方不利条款(违约金过高且无上限)

(二)合同审查

步骤一:获取合同文本及相应的审查审批表,对比审查审批时间与合同签订时间,查看合同审查审批是否及时。(合同审查审批不及时)

步骤二:获取企事业单位合同审查审批权限相关规定,查看合同审查审批表,检查合同是否经过三项审查审批、是否按权限经过相关领导审批、权限外重大合同是否报公司相关组织审批。通过查阅经理办保管的公章用印登记簿或财务结算凭证后的合同附件,检查是否存在合同加盖公章或处室章以规避合同三项审查的情况。(合同未经有效审查审批)

步骤三:若发现合同关键条款存在明显错误,可判断在审查审批过程中可能存在疏漏的情况(审查审批不到位)

步骤四:获取合同台账(需包含合同签订时间、履行起止期限等关键要素),运用减法公式,将合同履行开始时间减去合同签订时间,如果计算结果小于0,则重点关注该部分合同是否为事后合同。(事后合同)

 

如图1、2可能为事后合同

步骤五:获取合同文本,查看合同文本中的履行期限,与合同签订时间进行对比,检查合同签订时间是否早于履行开始时间。(事后合同)

步骤六:获取合同文本及相应的履行资料(采购入库验收单、工程开竣工报告、进度报表等),对比合同签订时间与相关履行资料时间,查看合同签订是否及时。(事后合同)

步骤七:获取合同文本及相应的投资计划、预算文件,检查合同标的金额是否包含在投资计划、预算内。(合同标的金额超出投资计划或预算)

(三)合同签订

步骤一:获取建设工程等涉及HSE责任的合同,检查是否签订相应的HSE合同。(未签订HSE合同)

步骤二:依据公司的合同管理办法结合财务帐检查是否存在应签订合同而未签订的情况。(经济业务未签订合同)

步骤三:在合同台账中,筛选出同一相对方、同一天或相邻天签订的同类型合同,同时要对合同管理办法中的审批权限、招投标相关制度中需要招标的事项进行了解,检查是否为规避审批或规避招标而拆分合同。(拆分合同)


如图所示,两份合同是与同一相对人、同一时间签订的,从合同名称上看标的一致,因此需追查两份合同履行期限、标的是否一致,若一致,则为拆分合同。

步骤四:获取合同文本及合同专用章用印登记薄,检查合同签章页的合同用印是否为合同专用章,合同专用章使用是否及时在用印登记薄上进行登记。(未使用合同专用章;用印未及时登记)

步骤五:获取签字盖章版合同文本,检查合同双方签约人是否为公司法人代表,若不是,检查签约人是否在合同签订前获得有效授权。(合同签约人未经有效授权)

步骤六:对照报审的合同与实际合同文本,检查纸质生效文本是否与审批的合同文本一致。(签订的合同非审批合同)

(四)合同履行

步骤一:检查企业对合同履行的监督情况,并获取相关文件。检查是否对定期对所有合同的执行情况进行检查,履行情况检查结果是否与实际相符。(合同履行情况检查范围不准确,检查结果不准确)

步骤二:抽取部分合同,并获取合同履行相关资料,检查合同是否按约定条款履行,如未按合同约定履行,是否及时进行合同变更或解除,相关部门是否按合同条款进行了违约责任的追究。(合同未按约定履行,未及时进行合同变更或解除,且未追究违约责任)

步骤三:获取合同结算单、结算凭证,检查合同实际结算金额是否在合同约定的标的金额之内;检查与合同约定的结算时间是否相符,重点关注是否存在提前付款的情况。(合同实际结算与合同约定不相符)

(五)合同变更、解除

步骤一:检查在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益受损的情形下,双方是否协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。(合同变更未签订变更协议、合同解除未签订解除协议)

步骤二:检查合同纠纷是否依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的,应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。(合同纠纷处理不得当)

步骤五:检查合同是否及时归档。(合同归档不及时)

三、常见例外


四、典型案例

(一)先履行后签订的事后合同

检查2016-576号XX工程合同,标的金额1,303,100元,合同签订日期2015年12月17日,检查该合同竣工付款结算单发现该工程已于2015年5月26日完成,为先履行后签订的事后合同事项。

(二)拆分合同

检查2016-2511号合同标的金额533,500元、2016-2512号合同标的金额438,500元和2016-2513合同标的金额438,500元,同为同型号阀门的采购合同,到货地点、到货时间均一致,签订日期均为2016年1月24日,供方均为上海XXX阀门集团有限公司,三份合同总金额1,410,500元(已达到公司要求招标金额)未进行招标,为为规避招标的拆分合同事项。

(三)合同约定不完整

检查XX管道公司项目部2016-367号商品房买卖合同,签订日期为2016年5月19日,标的金额563,162元,该合同中第八条交付期限约定为装修满足业主要求,而合同中未对该要求进行说明,也未见相关附件;双方未对出卖人逾期交房的违约责任进行约定;合同中也未附房屋平面图,费用计算依据不充分。为合同约定不完整事项。

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