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了解内部控制原理——控制环境(一)

饶博士谈督审2019-01-12 11:36:27

国家税务总局目前已经将税务系统内控体系涉及的四大制度(基本制度、专项制度、操作规程、管理制度)下发执行。内控机制的建设、内控工作的开展正逐渐进入到更高层次的阶段,内控平台也在等待部署。但在实际中,不少人表示就是不明白内控究竟是什么工作,具体要我们做什么事情?

其实内控的一般概念就是指一个全员参与的过程,这个过程的结果就是要让组织实现目标。通常有三类目标:良好运转、充分报告、守法守规。税务系统的目标很具体:服务中心工作、坚持依法治税、严格内部管理、规范权力运行。本质上还是与内控通用的组织目标相同的。

实现目标的过程当中总会遇到干扰,这些干扰可能会对目标实现有阻碍,这种可能的阻碍就是风险,内控就是对这些风险进行处理。总局总结了影响我们税治事业的四大风险是政策制定风险、税收执法风险、行政管理风险以及由此产生的廉政风险。这四大风险还是抽象层面的,总局又根据具体工作领域,制定了专项制度,在这个制度中总结出了具体的风险事项,比如在税收征管专项制度中提出“税务登记”中“注销税务登记”是风险点。这是不是风险点呢?注销做不好,会不会形成漏征税款,会不会有个人的廉政风险?如果漏征了税款,发生了不廉政行为,是不是会影响我们的组织目标?所以,这肯定是一个风险之点。

既然有风险,管理上是不是应该做点儿啥事规避风险,这就是控制。注意风险不一定会必然变成问题,所以我们谈控制风险,就是想在风险变成问题前把这种发生的可能降低到可以容忍的程度,还做不到绝对的为零。那么如何控制?以“注销税务登记”风险点的控制为例,办理时候要检查税收违法违章问题处理情况、注销材料审验并填表签字、注销清算是否该移交稽查、按时办结、开具清税证明这些重要的控制点。其实严格按照征管规范办理注销税务登记就可以规避掉风险,所以内部控制早已扎根在我们的日常管理中。我们早已在不知不觉中做了内部控制工作。

那么,你也许会问,既然如此,何必要特别提出内控机制建设这个工作,内控工作看上去都做了。问题就在于做了不等于做有效、做完善、做科学了。在最近的一次检查中,就偶遇一户注销的情况,这个审批表上所有关键控制点上的签字都是同一个人,既然偶遇都发现问题,这就说明了内部控制没有效。总局就是要求税务系统科学有效的建设内控机制,从参与内控工作的“普通群众”变为训练有素的“运动员”。还是以注销登记办理为例,至少可以通过日常检查、执法督察、内部审计评测内控是否有效(具体方法是另一个主题)?偏差率是否在可容忍的范围?如果偏差率过大,就得完善内控。如何改进?这就逐渐进入到按总局要求科学建设内控机制的阶段。

要把内控机制建设好,可非易事,说是系统工程不为过,得坚持原理学习与工作实践相结合的方法。内控原理学什么呢?系统的了解内部控制整合框架,特别是与税务系统内控制度体系结合起来学习,有助于加深对内部控制基本原理和实践运用,让日常管理体现出内控的意义。

按照内部控制整合框架概念,其包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督活动五个组成部分。控制环境作为内部控制的基础,服务于内控运行,是一个包括标准、过程、结构的集合。良好的控制环境能让组织在内外部压力前更具有弹性,表现出对正直诚信和道德观的遵从,充分的监督结构和过程,目标导向、权责相宜的组织功能设计,高度的能力与责任感。组织文化与控制环境间是相互作用的,强组织文化有利于道德观和行为准则能清晰、一致的沟通和强化。组织文化还与其它内控组成部分相互作用。控制环境着重考虑以下5个方面:

  • 组织要展现正确价值观和正直诚信。

  • 决策者应当独立于管理与执行者并且监督内控的发展与运作。

  • 管理者在决策者监督下,建立起一个与组织目标一致的权责结构。

  • 组织要有积极态度去吸收、发展、培训与实现组织目标的一致的人员。

  • 组织要保持人员在承担内控责任方面的能力。

这期主题是控制环境中组织要展现正确价值观和正直诚信度方面。关于这个主题,有以下几个重要的关注点:

一 确立高层态度

各级决策和管理者应当通过态度、行为榜样彰显价值观和正直诚信,以此支持内控系统的运转。这种高层的态度要让整个组织及外部相关组织清楚,并在任务声明、各类政策制度、决策与管理操作中得到具体体现,且保持一致性。简单的讲,就是常说的要从领导做起。

二 建立行为守则

行为守则是通过告诉组织何为对错,对错之间未知领域的风险考虑,法律法规、规章制度,包括规范、规矩、道德观在内的约束期望来指引组织和个人的行为。行为守则是抽象约束,是很类似于思想政治要求的行为信条。遵守行为守则是体现组织展示正确价值观和正直诚信度的重要方面,尤其当面临困难决策的时候。这些行为守则同样作用于重要的外包服务的组织,如我们要接受较多的信息技术公司服务,如果它们不能理解我们的行为守则,对实现我们的组织目标是有负面影响的。确立的行为守则要广泛深入地在组织内和相关组织间宣传与贯彻。行为守则,以及通过遵从行为守则体现出来的正确价值观和正直诚信应当成为组织培训,尤其是新任人员培训的核心主题。

三 遵从与偏差

有了行为守则,就有遵守与偏差。对行为守则的遵守是通过各种具体的政策及其活动来体现的,管理人员或者相对独立的部门要对行为守则的遵从情况进行评估,导致行为偏差的原因有这么几种常见的类型:

  • 领导没有有效表态——高层领导没有有效表达出对于遵守行为守则的意愿。

  • 领导没有管好得力干将——高层领导不能公正公平的监督资深管理人员对行为守则的遵守。

  • 鞭长莫及——组织太大,活动太分散,缺乏足够监管,管理人员不知道组织末端的情况。

  • 受到强制——来自上级、同事、外部方的某种强压而放宽要求或者卷入舞弊及不当行为。

  • 目标诱惑——在绩效目标的刺激或者压力下折中行为守则。

  • 渠道不畅——组织内人员缺乏渠道能安全的讲出关切、提出问题。

  • 对传言应对不力——不能及时和有效的处理传言,致使其负面效应发酵。

  • 内部审计偏弱——没有能力发现和报告不当的行为。

  • 缺乏一致性——对不当行为的处理处罚前后不一致,使惩戒失去威信。

为预防行为守则偏差,管理上要采取一系列措施来强化行为守则,常用的管理机制有这么几种:

  • 运用监督、培训质量、不当行为案例反馈的信息,判断遵守行为守则中的问题及趋势。

  • 要定期或者不定期,但要不间断的确认组织到达了行为守则的期望。

  • 要及时的向高层领导报告问题。对这些问题的分析,有时需要跨部门的合作。

  • 要有对遵守行为守则进行奖励的机制。

  • 综合整理传言,开展适宜的评估。

  • 以及时和一致的方法纠正不当行为。

  • 周期性的分析情况,追根溯源,考虑改进政策、沟通、培训、控制等措施。

 

--下期继续--


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