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事业单位财务内控工作的有效开展

行政事业单位内控2018-12-05 16:20:44

一、内部控制的内涵


  内部控制是组织的“内部人”(包括:事业单位监督或治理团队、经营团队、员工及影响上述人员决策或行为的人)为了保证组织各项营运活动正确及有效率的进行、保障财产的安全、确保信息的真实、正确与完整、降低可能的经营风险、防范错误与舞弊的发生及确保遵守相关法令,所制定的政策和程序。内部控制是由事业单位监督、治理及经营团队所设计,全体成员共同执行并维持其持续的运作。组织管理者对内部控制的结果,负最终的责任。


  (一)内部控制的定义


  COSO (Committee of Sponsoring Org anization of the Treadway Commission) 发布的内部控制整合架构(Internal control―intergrated framework),为国际上建立内控制度的重要依据,其对内部控制的定义如下:内部控制是一种过程,由组织的董事会、管理层及其它成员负责执行,以合理确认营运、报表及遵循等相关目标的达成。我国审计准则公报对内部控制的定义如下:内部控制是一种管理过程,由管理层设计并由董事会(或相当的决策单位)核准,确保下列目标的达成:可靠的财务报表;有效率及有效果的营运;相关法令的遵循。前项目标能否达成系于内部控制设计的优良及董事会、管理层与员工的有效监督与执行。事业单位在制定内部控制的目标时,可考虑自身的属性及营运特性并使之明确。如:财务报表之可靠性改成“信息与财务报表的可靠性”或“信息的可靠性”;新增“保障事业单位设施及财产的安全”项目,以符合事业单位的特性。


  (二)内部控制的五项组成要素


  内部控制有五项组成要素,分别是控制环境、风险评估、控制作业、信息与沟通及监督作业。要素中,风险评估、控制作业、信息与沟通及监督作业四项,都可用文字规范其标准、作法及程序。但控制环境一项,无法全然以书面文件制定。因为它除了组织权利合租人分派之外,还包含了如组织文化、价值观、管理者的经营风格等,属于无形的管理氛围。这些主要由“有影响力人”所塑造的隐形力量,不但对员工的行为产生影响,也会直接影响到其它四项要素对于内部控制的力度与效果,因此,控制环境可说是其它四项组成要素的基础。整体来说,内部控制的五项组成要素是相辅相成、互相影响、缺一不可的。


  (三)内部控制强调的是“整合”概念


  内部控制是将内部控制五项组成要素与事业单位的整体目标、组织、部门层级目标、职能、各类营运活动及各项管理规程整合成一个有机体。营运效能包括社会服务质量、员工安全与管理绩效。报表包括财务性与非财务性的信息。


二、事业单位财务内控的范围


  原则上,凡是会影响到财务报表项目的营运活动及其流程,包括设计、执行与监督成效,都属于财务内控的范围,我们可以从主要财务报表―损益表与资产负债表―的项目(会计科目)往回推至营运活动的作业。和财务内控直接有关的营运活动是财务处理与财务报表编制,作业包括:出纳收支、现金管理、票据管理、凭证审核、会计帐务处理、负债承诺及事项管理、财务报表编制管理及绩效评估等作业。这些管理作业的危机防范管理程序及办法,主要是由财务及会计单位设计与执行。然而,若从财务内控机制范围的完整性来考虑,财务处理与财务报表编制只是财务内控的一部份而已。财务报表是表达事业单位一段期间的经营成果与某一时点的财务状况。因此,财务内控的范围,还包括了那些在事业单位所有营运活动运行的过程中所产生、会影响单位经营成果及财务状况的各个经济事项(或称之为交易事项)。这些经济事项通过会计纪录、归类、汇集,表达在财务报表上。


  举例来说,资产负债表上的现金、应收帐款项目,及在损益表上的营业收入项目,是由会计申报人员执行营业收据开立(作废)、收(退)现金及向税务局申报纳税情况汇集而成的,所以财务内控机制应该包括支出、收款、纳税及申报作业。而损益表上的呆帐损失及资产负债表的备抵呆帐金额,会受到事业单位对于催收欠款的政策及应收欠款的防范措施成效所影响,因而财务内控机制也应包括欠款的政策。又如,营业后勤支持活动的库存管理,其盘点作业的结果,汇集到损益表营业成本的原材料、半成品、盘盈亏项目,及资产负债表上的存货金额。而其最终盘点报告的出具时间,则会影响财务报表的制表期限,完整的财务内控机制应回推到库存管理及盘点作业。


  然而,财会人员日常工作多依赖财会管理信息系统,其所具备的功能模块、可编制各项报告的格式及型态,财会管理信息系统和HIS系统批价模块、材料耗用及拨补模块、固定资产管理模块、人事薪资计算模块等的连结程度及资料汇入或产制方式,也直接影响财务报表的正确性及时效性。此外,还有预算管理作业、研发支出作业等,都是在其它部门设计、执行、管理的营运活动,但却对事业单位财务报表与财务内控机制结果的质量与成效,都有着不同程度的影响。因此,财务内控机制的范围是不能单从财务、会计部门的业务来定义。


三、构建事业单位财务内控体系


  (一)建立定期内部控制自行评估机制


  内部控制自行评估的目的在于落实自我监督的机制,其结果可以协助事业单位监督或治理团队与经营团队,确保单位营运活动的内部控制设计及执行的持续有效。因为是“自行评估”,所以执行的人,是负责设计与执行管理办法、作业流程的主管,而非内部稽核专责单位。然而,内部稽核专责单位必须对主管自行评估的结果,进行复核。要定期做自行评估的原因主要有二个,一是环境随时在变、风险无所不在,所以要维持控制的有效,必须要定期检查现有的管理政策、办法及作业程序对于风险的控制力,辨识是否有新的风险产生。二是避免管理办法、作业流程有年久失修或是设计与执行不一致的情形。自行评估的频率,至少一年一次。自行评估的范围,应涵盖所有的营运活动;但不是指所有的管理办法、作业流程都纳入自行评估的范围。事业单位可以根据重大性原则、内部稽核报告的结论及风险评估的结果,决定年度自行评估作业的范围。自行评估的范围,也涵盖内部控制五项组成要素、控制的目的与事业单位的目标达成情形,所以自行评估人也包括事业单位监督或治理团队与经营团队的成员。


  (二)落实财务内控工作


  一、是对于容易产生舞弊机会的项目,如:现金、存货、财产等,相关作业管理事项在职务分派时,应注意“职务不兼容”的原则,安排职务代理人时也同样。如:保管空白支票的人员,不能与保管支票印章的人员为同一人;编制银行调节表的员工,不得与负责存款业务或是记录存款交易为同一人。权责主管平日落实复核,应不定期进行非计划性的实地盘点、或是采取职务轮调,来强化危机防范机制。另外,应严谨落实会计审核。审核时,相关记录、窗口、文件和合法凭证,必须能证明经济事项的完整性与可靠性,对于交易信息未完整的经济事项,不做会计记录。对于已发现的财务内控缺失或异常事件,务必要求更正,并追踪至完成改善为止。对于会计事项的审核,应强调实质重于书面。经济事项的事前审查及事中控制和事后审核一样重要。


  二、是负责设计与执行事业单位财务内控的财务、会计人员,应有辨识和财务内控机制有关的经济事项的能力,并能对相关的管理办法、作业程序的控制行动是否足够、有效做出建议。定期评估其它部门所负责业务的与经济事项相关的管理办法、作业流程等,其控制是否有效,并适时提出修正建议。内控人员应熟知和事业单位属性有关的财务内控法令规定并确实遵守。各项经济事项按照分层负责明细表所制定权限进行复核与核准。对于不恰当的逾越权限所做的决策,应适时提出改善建议,并要求补正。分层负责明细表应定期检讨。


  三、是对于事业单位重大经济事项的决策,采用集体决策方式。当经济事项的交易对象为事业单位的利益相关者,交易金额最好经由第三人评价,决策时应做到利益回避。由具备独立、客观的第三人(如:事业单位内部稽核专责单位、会计师事务所审计人员、委任具资格的外部稽核人员),对财务会计部门执行危机防范情形进行查核,发现财务内控缺失及异常事件时,由财会单位负责检讨改善。

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